Yeni Şirket İlk Faturasını Nasıl Keser? e-Arşiv ve e-Fatura Rehberi

Şirketinizi kurdunuz, ilk ödeme geldi ve sıra faturaya geçti.

Tam bu aşamada birçok yeni işletme “muhasebecim halleder” diyerek süreci erteliyor. Oysa yanlış alıcı, yanlış tutar, yanlış dönem veya yanlış belge türüyle başlayan sistem her ay tekrarlanan bir operasyon problemine dönüşebilir.

İlk faturayı kesmeden önce aşağıdaki akışı netleştirin.

1. Önce hangi e-belge sisteminde olduğunuzu öğrenin

e-Fatura ve e-Arşiv aynı belge değildir.

GİB açıklamasına göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir mükellef:

• e-Faturaya kayıtlı bir alıcıya e-Fatura,
• e-Faturaya kayıtlı olmayan bir alıcıya e-Arşiv Fatura

düzenler.

E-belge sistemine zorunlu veya isteğe bağlı geçiş koşulları faaliyet ve güncel mevzuata göre değişebilir.

Bu yüzden “şahıs şirketiyim, yalnız e-Arşiv keserim” veya “limited şirketim, mutlaka e-Faturadayım” gibi şirket türüne dayalı genellemeler yapmayın.

2. Faturanın gerçek alıcısını belirleyin

Özellikle platform gelirlerinde en kritik konu budur.

Banka hesabınıza ödeme yapan kurum, her zaman faturanın ekonomik ilişki açısından nasıl ele alınacağını tek başına göstermez. Platform sözleşmesi, finansal rapor ve gelir modeli birlikte incelenmelidir.

App Store, Google Play, reklam ağı veya marketplace gelirinde şu alanları belgeleyin:

• Platformun hukuki unvanı,
• Ülke ve adres,
• Vergi/VAT bilgileri,
• Gelir dönemi,
• Brüt satış veya gelir,
• Komisyon ve diğer kesintiler,
• Net ödeme,
• Para birimi.

Yanlış alıcıya kesilen otomatik fatura, otomasyon değil yalnızca hatanın otomatikleştirilmesidir.

3. Brüt gelir ile banka hesabına yatan net tutarı karıştırmayın

Dijital platformlar çoğu zaman satıştan komisyon, ücret veya başka kesintiler yaptıktan sonra ödeme gönderir.

Örneğin raporda 100 birim ekonomik hareket görülürken banka hesabınıza 85 birim yatabilir. Fatura ve muhasebe tarafında hangi tutarın esas alınacağı sözleşme ve işlemin niteliğine göre belirlenmelidir.

Sadece banka ekstresini okuyup “bana 85 geldi, faturam 85 olmalı” demek güvenli bir yöntem değildir.

FaturaTik'in App Store akışında finansal raporun başlangıç noktası olmasının nedeni budur.

4. Fatura tarihini ve dönemi kontrol edin

Platform gelirlerinde satış dönemi, rapor dönemi, ödeme tarihi ve faturanın düzenlendiği tarih aynı gün olmayabilir.

Ay sonunda manuel çalışıyorsanız bir Mart satışını Nisan ödemesiyle karıştırmak kolaydır.

Her gelir kaydı için en az şu üç alan ayrı tutulmalıdır:

• Gelirin ait olduğu dönem,
• Platformun ödeme/tahakkuk tarihi,
• Fatura tarihi.

5. Dövizli gelirde kuru kafanıza göre seçmeyin

Yurt dışı müşteriler ve platformlar çoğu zaman USD, EUR, GBP gibi para birimleriyle çalışır.

Faturada hangi kurun kullanılacağı, KDV ve muhasebe kaydı açısından hangi tarihin esas alınacağı işlem türüne göre değerlendirilmelidir.

Kur kaynağını ve kullanılan tarihi sisteminizde saklamak, sonradan “bu TL tutarı nasıl bulduk?” sorusunu ortadan kaldırır.

6. KDV konusunu alıcının yabancı olmasına bakarak çözmeyin

Yurt dışına düzenlenen her fatura otomatik olarak KDV'siz değildir.

Hizmet ihracı ve diğer istisnalar için mevzuatta şartlar bulunur. Hizmetin yurt dışındaki müşteri için yapılması ve yurt dışında faydalanılması gibi kriterler işlem bazında değerlendirilir.

Özellikle yazılım, abonelik, dijital hizmet ve platform gelirlerinde “alıcı yabancı, KDV sıfır” kuralı üretmek risklidir.

Bu alanı mali müşavirinizle bir kez doğru modelleyip sistemde kural haline getirmek, her ay yeniden karar vermekten daha iyidir.

7. e-Arşiv portalı mı, özel entegratör mü?

Düşük hacimli bir işletme başlangıçta GİB'in sunduğu portal çözümlerini kullanabilir. Hacim arttıkça özel entegratör üzerinden süreç yönetmek operasyonu kolaylaştırabilir.

Burada seçim kriteri “en çok özellik” değil:

• Ayda kaç fatura kesiyorsunuz?
• Veriyi başka sistemden otomatik getirmeniz gerekiyor mu?
• Faturadan önce insan onayı istiyor musunuz?
• İptal/itiraz süreçlerini takip edecek misiniz?
• Muhasebeciniz hangi çıktıyı istiyor?

FaturaTik kendi GİB özel entegratör altyapısını kurmak yerine, onaylanmış veriyi lisanslı özel entegratör üzerinden fatura akışına taşımayı hedefler.

Bu mimari önemli: finansal veriyi anlamlandırma ile resmi belgeyi mevzuata uygun altyapı üzerinden oluşturma sorumluluklarını birbirinden ayırır.

İlk fatura kontrol listesi

Faturayı göndermeden önce:

• Şirket unvanı ve vergi bilgileri doğru mu?
• Alıcının hukuki unvanı doğru mu?
• e-Fatura/e-Arşiv belge türü doğru mu?
• Hizmet veya ürün açıklaması gerçeği yansıtıyor mu?
• Gelir dönemi doğru mu?
• Brüt/net ve platform komisyonu ayrımı kontrol edildi mi?
• Döviz kuru ve kur tarihi kayıtlı mı?
• KDV uygulaması mali müşavir tarafından doğrulandı mı?
• Belgenin dayandığı rapor veya sipariş kaydı saklandı mı?
• Faturayı oluşturmadan önce son insan kontrolü yapıldı mı?

İlk faturada bu standardı kurarsanız 100. faturada otomasyon yapmak kolaylaşır. İlk faturada veri modeliniz yanlışsa, daha sonra entegrasyon eklemek yalnızca hatayı büyütür.

E-belge limitleri, zorunluluk kapsamları ve vergisel uygulamalar değişebilir. Güncel GİB düzenlemelerini ve kendi faaliyetinizin durumunu mali müşavirinizle kontrol edin.